無(wú)論是在政府、企事業(yè)單位還是在各類團(tuán)體組織中，會(huì)議室一直是人們進(jìn)行信息發(fā)布、業(yè)務(wù)交流以及研討的重要場(chǎng)所。

    隨著信息化的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)獲取及傳遞個(gè)人信息的輔助工具（如電腦、手機(jī)、打印機(jī)等）在得到不斷完善的同時(shí)，基于群體間信息互動(dòng)交流的信息化輔助工具也得到了史無(wú)前例的進(jìn)步。表現(xiàn)在會(huì)議室中，針對(duì)多人會(huì)議溝通效率提升的輔助設(shè)備正被越來(lái)越多的人所接受、認(rèn)可和廣泛使用，如投影機(jī)、電子白板、語(yǔ)音系統(tǒng)、遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)等等，會(huì)議室輔助會(huì)議設(shè)備正朝著越來(lái)越智能的方向發(fā)展。

傳統(tǒng)會(huì)議時(shí)代

    在傳統(tǒng)會(huì)議時(shí)代，會(huì)議室發(fā)揮著最本質(zhì)的功能——提供會(huì)議場(chǎng)所，保證與會(huì)人員在一個(gè)相對(duì)不受干擾的環(huán)境中開(kāi)會(huì)，與會(huì)人員相互之間主要是通過(guò)面對(duì)面的交流實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)研討以及決策的達(dá)成。由于會(huì)議中需要了解大量的業(yè)務(wù)背景資料，因此在會(huì)議前或會(huì)議進(jìn)行中，會(huì)議組織者一般會(huì)發(fā)放紙質(zhì)的會(huì)議資料供大家了解與分析。對(duì)于重要的決策型會(huì)議，會(huì)議需配置專門的會(huì)議紀(jì)要人員，記錄會(huì)議中的相關(guān)言論。會(huì)議結(jié)束后，各與會(huì)人員需根據(jù)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容的整理與確認(rèn)，以保證在會(huì)議執(zhí)行的過(guò)程中避免出現(xiàn)理解偏差和執(zhí)行失誤。整個(gè)會(huì)議過(guò)程中，無(wú)論是現(xiàn)場(chǎng)的組織、會(huì)議資料的印刷與分發(fā)、會(huì)議記錄與整理等等工作，都由手工完成，無(wú)論是會(huì)前、會(huì)中還是會(huì)后，都有大量繁雜的工作需要準(zhǔn)備和完成。